Planeamiento, Proceso de Selección y Ejecución  contractual, son las fases a las cuales se halla sujeta toda contratación que realiza el Estado.

Un buen planeamiento debe conducir a un adecuado proceso de selección y si ello es así la ejecución contractual debe tener igual resultado.

El Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado ha precisado en los artículos 4 y 5  la competencia que asiste a cada una de las autoridades y funcionarios que intervienen :  

“Artículo 4.- Competencias en materia de contrataciones del Estado

Las normas sobre contrataciones del Estado establecidas en la Ley y el presente Reglamento son de ámbito nacional, siendo competencia exclusiva del Ministerio de Economía y Finanzas el diseño de políticas sobre dicha materia y su regulación. Corresponde al OSCE emitir directivas respecto a la aplicación de la Ley y su Reglamento, y aquellas que la normativa le asigne.

Es nulo de pleno derecho cualquier disposición o acto que se emita en contravención de lo dispuesto en el párrafo anterior.

Artículo 5.- Funcionarios y órganos encargados de las contrataciones

Para los efectos de la aplicación de la Ley y el presente Reglamento están a cargo de las contrataciones los siguientes funcionarios y dependencias de la Entidad:

1. Titular de la Entidad es la más alta autoridad ejecutiva, de conformidad con sus normas de organización, que ejerce las funciones previstas en la Ley y en el presente Reglamento para la aprobación, autorización y supervisión de los procesos de contrataciones del Estado. En el caso de las empresas del Estado, el Titular de la Entidad es el Gerente General o el que haga sus veces.

2. Área usuaria es la dependencia cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada contratación, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los requerimientos formulados por otras dependencias.

3. Órgano encargado de las contrataciones es aquél órgano o unidad orgánica que realiza las actividades relativas a la gestión del abastecimiento al interior de una Entidad.

4. Comité Especial es el órgano colegiado encargado de seleccionar al proveedor que brindará los bienes, servicios u obras requeridos por el área usuaria a través de determinada contratación.

Los funcionarios y servidores del órgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razón de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de contratación, deberán ser profesionales y/o técnicos debidamente certificados, debiendo reunir como mínimo los siguientes requisitos:

1. Capacitación técnica en contrataciones públicas o gestión logística en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas;

2. Experiencia laboral en general, no menor a tres (3) años;

3. Experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en logística privada, no menor de un (1) año.

El procedimiento de certificación será establecido según directivas emitidas por el OSCE. El OSCE administrará una base de datos de los profesionales y técnicos que cuenten con la respectiva certificación.

Esta información será pública y de libre acceso en su portal institucional. Asimismo, el OSCE emitirá directivas para la acreditación de las instituciones o empresas capacitadoras con la finalidad de que éstas capaciten a los operadores de la norma en aspectos vinculados con las contrataciones del Estado.

La Entidad podrá realizar contrataciones a través de sus órganos desconcentrados, siempre que éstos cuenten con capacidad para contratar; o por medio de otros órganos funcionales con presupuesto propio y autonomía administrativa.

De acuerdo a lo establecido en el Artículo 5° de la Ley, el Titular de la Entidad podrá delegar, mediante resolución, la autoridad que la Ley le otorga, excepto en la aprobación de exoneraciones, la declaración de nulidad de oficio, las autorizaciones de prestaciones adicionales de obra y otros supuestos que se establecen en el presente Reglamento”.

Para contratar determinado bien, servicio u obra requerido por el usuario deberá conformarse un Comité Especial.

Es atribución del titular de la entidad designar, mediante acto resolutivo, los funcionarios, servidores públicos o contratados bajo la modalidad CAS  que conformarán el citado órgano colegiado.

El presente artículo pretende contribuir al mejor resultado de la función encomendada a quienes, sin que implique desatender su función principal, resultaron designados como miembro de un Comité Especial, recomendándoles la permanente revisión de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento en su integridad como las disposiciones que publique el OSCE, de no resultarles posible, cuando menos sugerirles la revisión de las principales normas que les resultan aplicables, para que al momento de desarrollar la función de miembro del citado Comité conozcan su competencia, entendiéndose por tal, la conducción del proceso, encargándose de su organización, conducción y ejecución, desde la recepción del Expediente, la elaboración de las Bases hasta la culminación del proceso, esto es, hasta que quede Consentido el Otorgamiento de la Buena Pro o la Declaración de Desierto, según fuera el caso.   

Debe igualmente saber que tales atribuciones y responsabilidades tienen límites, así, no podrá de oficio modificar las Bases aprobadas, como no es responsabilidad del Comité Especial la determinación de las especificaciones técnicas y del valor referencial teniendo facultad para formular consultas, observaciones o realizar propuestas a las áreas competentes de la Entidad, respecto de la información técnica y económica que le fuera proporcionada en el expediente de contratación respectivo, como formular consultas a expertos o al OSCE. Dicha  potestad, tendrán que ejercerla con las limitaciones que impone la complejidad de la información técnica y económica contenida en el expediente técnico y los plazos con que cuenta para poder efectuar la contratación.

Lo anterior se explica porque con mas frecuencia de lo pensado, los miembros de los Comités bajo un mal entendido exceso de confianza, facilidad o comodidad para ellos o para evitar enconos con quienes los contratan, se limitan únicamente a firmar cuanto otros les traen hecho, sin detenerse algunas veces a leer cuanto firman o en reparar las responsabilidades que les pudieran acarrear, o lo que es peor, en el perjuicio que con sus actuaciones u omisiones pueden causar a la entidad, al Estado y en definitiva al público usuario, que muchas veces, suelen ser ellos mismos o sus familiares quienes reciben bienes, servicios u obras de cantidad o calidad distinta a la que realmente corresponde.

Luego, ¿de qué nos quejamos?

Las autoridades que intervienen en las Contrataciones del Estado y especialmente los miembros de los Comité Especiales tienen en sus funciones la oportunidad de evitar que sus actos no formen parte del alarmante incremento de noticias y estadísticas sobre corrupción, violencia familiar y accidentes de tránsito, que a diario se destaca adentro y fuera de nuestro país.

Acaso,  una saludable modificación en la norma pudiera ser,  la dedicación exclusiva de los miembros del Comité Especial y garantizar la real capacitación e independencia de sus atribuciones. 

 

 

 

Ley de Contrataciones del Estado (Aprobado mediante D.L. N° 1017

 

Artículo 24.- Del Comité Especial

En las licitaciones públicas y concursos públicos, la Entidad designará a un Comité Especial que deberá conducir el proceso.

Para las adjudicaciones directas, el Reglamento establecerá las reglas para la designación y conformación de Comités Especiales Permanentes o el nombramiento de un Comité Especial ad hoc.

El órgano encargado de las contrataciones tendrá a su cargo la realización de los procesos de adjudicación de menor cuantía. En estos casos el Titular de la Entidad podrá designar a un Comité Especial ad hoc o permanente, cuando lo considere conveniente.

El Comité Especial estará integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno (1) deberá pertenecer al área usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y otro al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

Necesariamente alguno de los miembros deberá tener conocimiento técnico en el objeto de la contratación.

En el caso de bienes sofisticados, servicios especializados, obras o cuando la Entidad no cuente con un especialista, podrán integrar el Comité Especial uno o más expertos independientes, ya sean personas naturales o jurídicas que no laboren en la Entidad contratante o funcionarios que laboran en otras Entidades.

El Comité Especial tendrá a su cargo la elaboración de las Bases y la organización, conducción y ejecución del proceso de selección, hasta que la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme, o se cancele el proceso de selección.

Si el Comité Especial toma conocimiento que en las propuestas obra un documento sobre cuya veracidad o exactitud existe duda razonable, informará el hecho al órgano encargado de las contrataciones para que efectúe la inmediata fiscalización.

Ello no suspenderá, en ningún caso, la continuidad del proceso de selección.

En los casos a que se refiere el artículo 32º del presente Decreto Legislativo, los procesos de selección serán conducidos por el mismo Comité Especial que condujo el proceso de selección original.

 

 

Artículo 25.- Responsabilidad

Los miembros del Comité Especial son solidariamente responsables de que el proceso de selección realizado se encuentre conforme a ley y responden administrativa y/o judicialmente, en su caso, respecto de cualquier irregularidad cometida en el mismo que les sea imputable por dolo, negligencia y/o culpa inexcusable.

Es de aplicación a los miembros del Comité Especial lo establecido en el artículo 46º del presente Decreto Legislativo.

En caso se determine responsabilidad en los expertos independientes que participen en el Comité Especial, sean éstos personas naturales o jurídicas, el hecho se comunicará al Tribunal de Contrataciones del Estado para que previa evaluación se les incluya en el Capítulo de Inhabilitados para Contratar con el Estado del Registro Nacional de Proveedores (RNP).

 

 

 

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado (Aprobado mediante D.S. N° 184-2008-EF)

 

 

COMITÉ ESPECIAL

Artículo 27.- Designación

El Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designará por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comité Especial, indicando los nombres completos y quién actuará como presidente y cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente. La decisión será notificada a cada uno de los miembros.

Conjuntamente con la notificación de designación, se entregará al presidente del Comité Especial el Expediente de Contratación aprobado y toda la información técnica y económica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo.

Una vez recibida la documentación señalada en el párrafo anterior, el presidente del Comité Especial, a más tardar al día siguiente hábil de recibida, deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva, dejando constancia en actas.

El Comité Especial elaborará las Bases y las elevará para la aprobación de la autoridad competente.

Luego de aprobadas, el Comité Especial dispondrá la convocatoria del proceso.

Durante el desempeño de su encargo, el Comité Especial está facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o áreas pertinentes de la Entidad, las que estarán obligadas a brindarlo bajo responsabilidad.

Los acuerdos que adopte el Comité Especial deberán constar en actas, cuyas copias deberán incorporarse al Expediente de Contratación.

Para tal efecto, toda Entidad contará con un libro de actas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de selección, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podrá ser llevado en hojas mecanizadas.

Facultativamente, también podrá incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuantía o contar con un libro de actas para este tipo de procesos de selección.

El órgano encargado de las contrataciones será el responsable de la custodia de los indicados libros.

Artículo 28.- Participación de expertos independientes

Los expertos independientes podrán ser personas jurídicas o naturales.

En el caso que se designe como experto independiente a una persona jurídica del sector privado, ésta deberá tener como giro principal de su negocio aquél vinculado con el objeto de la convocatoria, debiendo además designar a la persona natural que la representará dentro del Comité Especial.

Podrán ser invitados expertos independientes que provengan de otras Entidades del sector público.

Para estos efectos, será necesaria la autorización del Titular de la Entidad de la que provenga el experto independiente.

El experto independiente deberá guardar confidencialidad respecto de toda la información a que tenga acceso con ocasión del servicio.

Artículo 29.- Impedimentos para ser miembro del Comité Especial

Se encuentran impedidos de formar parte de un Comité Especial:

1. El Titular de la Entidad.

2. Todos los funcionarios que tengan atribuciones de control o fiscalización tales como regidores, consejeros regionales, directores de empresas, auditores, entre otros, salvo que el Órgano de Control Institucional de la Entidad sea el área usuaria.

3. Los funcionarios que por delegación hayan aprobado el Expediente de Contratación, designado el Comité Especial, aprobado las Bases o tengan facultades para resolver el recurso de apelación.

4. Los funcionarios o servidores que hayan sido sancionados por su actuación como integrantes de un Comité Especial, mediante decisión debidamente motivada y consentida o administrativamente firme, con suspensión o cese temporal, mientras se encuentre vigente; o hayan sido sancionados con destitución o despido.

Si la sanción a un miembro del Comité Especial es impuesta luego de ser designado, dejará de ser integrante de dicho Comité.

En el caso del inciso 3), el impedimento se circunscribe al proceso de contratación a que se refieren las delegaciones en él señaladas.

Artículo 30.- Comité Especial Permanente

Tratándose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, podrá designarse uno o más Comités Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines, excepto en el caso de procesos derivados de una declaratoria de desierto, los que serán conducidos por el mismo Comité Especial designado inicialmente.

En la conformación del Comité Especial Permanente sólo será exigible que uno de sus integrantes sea representante del órgano encargado de las contrataciones.

Artículo 31.- Competencias

El Comité Especial conducirá el proceso encargándose de su organización, conducción y ejecución, desde la preparación de las Bases hasta la culminación del proceso. El Comité Especial es competente para:

1. Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de Contratación y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes.

Cualquier modificación requerirá contar previamente con la conformidad del área usuaria y/o del órgano encargado de las contrataciones, según corresponda.

La modificación requerirá una nueva aprobación del Expediente de Contratación.

2. Elaborar las Bases.

3. Convocar el proceso.

4. Absolver las consultas y observaciones.

5. Integrar las Bases.

6. Evaluar las propuestas.

7. Adjudicar la Buena Pro.

8. Declarar desierto.

9. Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el consentimiento de la Buena Pro.

El Comité Especial no podrá de oficio modificar las Bases aprobadas.

Artículo 32.- Quórum y acuerdos

Para sesionar y adoptar acuerdos válidos, el Comité Especial se sujetará a las siguientes reglas:

1. El quórum para el funcionamiento del Comité Especial se da con la presencia del número total de miembros titulares. En caso de ausencia de alguno de éstos, se procederá conforme a lo dispuesto en los artículos 33° y 34°.

2. Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros.

Los actos del Comité Especial constan en actas que, debidamente suscritas, quedan en poder de la Entidad.

La fundamentación de los acuerdos y de los votos discrepantes se hará constar en el acta.

Artículo 33.- Intervención de los miembros suplentes

En caso de ausencia de un titular, éste deberá ser reemplazado por su correspondiente suplente, respetándose la conformación establecida en el artículo 24º de la Ley, salvo lo establecido en el artículo 30°.

La Entidad evaluará el motivo de la ausencia del titular, a efectos de determinar responsabilidad, si la hubiere, sin que ello impida la participación del suplente.

Una vez que el miembro titular ha sido reemplazado por el suplente, aquél podrá reincorporarse como miembro suplente al Comité Especial, previa autorización a partir de la evaluación señalada en el párrafo anterior.

Artículo 34.- Responsabilidad, remoción e irrenunciabilidad

El Comité Especial actúa en forma colegiada y es autónomo en sus decisiones, las cuales no requieren ratificación alguna por parte de la Entidad.

Todos los miembros del Comité Especial gozan de las mismas facultades, no existiendo jerarquía entre ellos.

Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuación, salvo el caso de aquellos que hayan señalado en el acta correspondiente su voto discrepante.

Los integrantes del Comité Especial sólo podrán ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, mediante documento debidamente motivado.

En el mismo documento podrá designarse al nuevo integrante.

Los integrantes del Comité Especial no podrán renunciar al cargo encomendado.

 

 

 

 

 

 

 

RICARDO PERCY AYALA GORDILLO

                  ABOGADO

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Categoría : GESTION PUBLICA / LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO /COMITÉ ESPECIAL

28 de agosto 2009

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