El acto de administración denominado “Entrega de Cargo”  en la administración pública, debe darse, obligatoriamente, por Transferencia de Gestión[1] o por ausencia temporal o permanente del servidor o funcionario (por vacaciones, licencia temporal por asuntos oficiales o particulares, desplazamiento de personal, enfermedad, etc) con la debida prontitud cuidando que no paralice, retrase ni afecte los plazos y actuaciones de los expedientes que tiene a cargo, en buena cuenta que no se afecte los derechos del público usuario,[2] a quien la Ley le confiere “el cumplimiento de los plazos determinados para cada servicio o actuación y exigirlo así a las autoridades”.

 

 

Tanto la Transferencia de Gestión como las ausencias temporales o permanentes ocurren casi a diario y de ellas nos enteramos unas veces por parte de quien nos atiende en las ventanillas de las entidades públicas como parte de la explicación del retraso o paralización del trámite sobre nuestro expediente o por la noticia que dan cuenta los medios de comunicación dando término o aceptando la renuncia al cargo público que tenía el funcionario saliente y la designación de su reemplazante, acto que, de acuerdo a su jerarquía, es  publicado en las normas legales de el Diario Oficial “El Peruano”.

 

 

Por el lado del servidor o funcionario saliente, si bien es verdad que, desde que asumimos el cargo debemos estar preparados para saber que, en cualquier  momento y por razones diversas, es posible que optemos por renunciar o bien se nos dé  término a la función designada, es insoslayable pasar por alto las emociones encontradas en torno a dicho momento, tanto mas, cuando el funcionario saliente estuvo en el cargo muchos años

 

 

Si lo tomamos con esa naturalidad, llegado este momento no debe ser de mayor preocupación o estress sino del traslado de la posta a quien confiamos prosiga lo adecuadamente emprendido con el deseo que en lo posible,  sea mejorado.

 

 

La receta es igualmente válida para quien lo asume, debiendo propiciar  el mayor respeto, facilidad y armonía para el saliente, dejando de lado todo acto propio o de terceros que pueda significar cuestionamiento,  reproche,  adelantamiento de opinión, actos de triunfalismo o revancha; esencialmente cuando,  por lo general resulta inevitable que  cuando menos lo esperen, es posible que se reencuentren en escenarios comunes.

 

 

En lo protocolar aplicable a los funcionarios, publicada la nueva designación o al día siguiente, en acto público suele darse una ceremonia de agradecimiento por parte del directivo saliente o la autoridad jerárquicamente superior y la presentación formal del reemplazante;  después de lo cual , el nuevo directivo con su flamante equipo de gestión acuerda la hora  en que  recibirá  un previo informe situacional expositivo, pasando luego a proceder con el corte documentario por cada Jefatura saliente y el encargado para dicho cometido.

 

 

 

El corte documentario implica identificar en el Acta respectiva cada uno de los expedientes administrativos que cada  jefatura  tiene en su haber en condición de pendiente y proceso de ser atendido, para qué trámite, quien lo remite, número de folios, desde qué fecha.

 

 

Esta información situacional alcanza al estado en que se encuentran los recursos humanos y materiales asignados a la jefatura, de lo cual se detalle en el formato denominado “Acta de la Transferencia de Gestión”.

 

 

Cada entidad cuenta con instructivos, directivas, reglamentos del procedimiento aplicable, los formatos a llenar, los funcionarios que intervienen, etc, actividad que se complementa con las pautas contenidas también en las Normas Técnicas de Personal, las Normas de Control Interno de Contraloría y administrativas contenidas en el Reglamento del D.Leg. 276, la Ley 27444 [3],  en las cuales se establece que es obligatorio y pasible de responsabilidad la recepción y entrega de cargo. 

 

 

Si bien las directivas dicen que forman parte de dicho acto la entrega del acervo documentario, bienes muebles, libros, útiles de oficina, el no adeudo a la entidad, la presentación de la declaración jurada al inicio y término de la gestión, instrumentos de Gestión, en los últimos tiempos, mas relevante que ello es el INFORME DE TRANSFERENCIA DE GESTION[4]  el uso del presupuesto asignado y utilizado como el restante; sin embargo, la mayoría no regula el plazo mínimo ni máximo,  siendo recomendable por ello, realizarse dentro de un plazo discrecional y convencionalmente acordado entre las partes, comunicando a sus respectivas entidades, referencialmente, puede considerarse como plazo mínimo de 1 a 3 días y como plazo máximo de hasta 8 ó 15 días, según la complejidad de la entidad o de los asuntos en cuestión.

 

 

En este contexto, corresponde al funcionario saliente y a sus respectivas jefaturas establecer qué asuntos son URGENTES o MUY URGENTES o MUY IMPORTANTES , la falta de esa advertencia no soslaya en modo alguno que el funcionario que recibe,  revise la existencia de dicho carácter  verificando que los expedientes se encuentren debidamente foliados y completos y con ello darle el trámite urgente que su naturaleza revista.

 

 

Una medida saludable y beneficiosa para el público usuario como para la Administración Pública que debe formar parte de los reglamentos internos de las entidades es determinar, con anterioridad y de manera expresa, al servidor o funcionario que en caso de ausencia imprevista del servidor que tiene a cargo el expediente, lo tomará a cargo.

 

 

El actuar diligente del servidor y funcionario público, es el resultado que normalmente  espera y debe obtener el público usuario en la tramitación de sus expedientes, así lo establece el criterio elemental de justicia administrativa y la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, cuya revisión integral es recomendable para quienes piden y para quienes deciden.

 

 

Finalmente, el actuar diligente hace remota la posibilidad que el funcionario o servidor público pueda verse incurso en reclamos, quejas o denuncias por Faltas administrativas y determinación de responsabilidad establecidas entre otros en los artículos 239º,  232º y 244º de la Ley 27444.

 

 

 

RICARDO PERCY AYALA GORDILLO

                  ABOGADO

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Lima, 21 de Abril del 2013

 

 


[1] La Resolución de Contraloría General Nº 372-2006-CG define a : “La transferencia de gestión es el conjunto de acciones administrativas que efectúa la Autoridad Ejecutiva Superior o el Funcionario saliente, para transmitir a su sucesor, la situación operativa y financiera de la entidad o unidad orgánica, dando muestra de los resultados de su administración y facilitando la continuidad del servicio, atendiendo a los principios de transparencia y rendición de cuentas a que se sujetan en forma permanente, todas las autoridades, los funcionarios y servidores públicos en el ejercicio de sus funciones”.

  

[2] Ley 27444   

Artículo 55.- Derechos de los administrados

Son derechos de los administrados con respecto al procedimiento administrativo, los siguientes:

1. La precedencia en la atención del servicio público requerido, guardando riguroso orden de ingreso.

2. Ser tratados con respeto y consideración por el personal de las entidades, en condiciones de igualdad con los demás administrados.

3. Acceder, en cualquier momento, de manera directa y sin limitación alguna a la información contenida en los expedientes de los procedimientos administrativos en que sean partes y a obtener copias de los documentos contenidos en el mismo sufragando el costo que suponga su pedido, salvo las excepciones expresamente previstas por ley.

5. A ser informados en los procedimientos de oficio sobre su naturaleza, alcance y, de ser previsible, del plazo estimado de su duración, así como de sus derechos y obligaciones en el curso de tal actuación.

7. Al cumplimiento de los plazos determinados para cada servicio o actuación y exigirlo así a las autoridades.

9. Conocer la identidad de las autoridades y personal al servicio de la entidad bajo cuya responsabilidad son tramitados los procedimientos de su interés.

 

[3] Resolución Ministerial N° 568-2006/MINSA,

[4]Resolución de Contraloría General Nº 372-2006-CG Contralor General aprueba Directiva ”Lineamientos Preventivos para las Entidades del Estado sobre Transferencia de Gestión” y “Lineamientos para el Control de la Transferencia de Gestión en las Entidades del Estado”.Publicado 9/12/2006

 

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